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Dicas para e-mails profissionais

Sua correspondência profissional diz muito sobre você e é importante estar ciente de alguns padrões de etiqueta básica de internet, um conjunto conhecido como netiquette.

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dicas para e-mails profissionaisDe todas as atividades na Internet, o e-mail ainda é o mais popular. Quase 88% de todos os usuários da Internet em todo o mundo utilizam essa forma de comunicação dentro e fora da empresa. O dado vem de uma pesquisa realizada pelo Centro de Políticas de Comunicação da UCLA, nos EUA, o Relatório UCLA Internet: Inspeção do Futuro Digital.

De acordo com a mesma pesquisa, cerca de 90% daqueles que usam a Internet no trabalho o fazem para acessar e-mails profissionais.

Há duas razões pelas quais é importante falar sobre etiqueta de e-mail. O primeiro é o grande número de pessoas usando a ferramenta, especialmente os que utilizam para comunicações de trabalho. Desde que você começou a ler este artigo, há uma boa chance que tenha recebido alguma mensagem em sua caixa postal, incluindo de seu chefe, colegas, clientes ou potenciais empregadores.

Então, qual é a segunda razão? Todo profissional, seja ele chefe ou não, recebe um grande volume de e-mails. Algumas são bem escritas, outras não. A troca de mensagens é necessária para transmitir informações e estabelecer laços e relações, tão importantes no mercado de trabalho atual. Além disso, o e-mail é uma excelente forma de networking para manter contato com pessoas interessantes e que possam, de alguma forma, ajudar em sua carreira presente ou futura.

Algumas mensagens vão direto ao ponto... um pouco depressa demais. O escritor não perde tempo em pedir o que ele ou ela precisa e não se preocupa em ser educado (a).

Alguns jovens (presumo) usam o que só posso descrever como uma espécie de taquigrafia, ou seja, "Vc pode enviar informações sobre vagas e trabalho?".

Essa linguagem pode ser adequada para se comunicar com os amigos através de mensagens instantâneas e SMSs, mas não para escrever para alguém que você não conhece e que é um contato importante ou até um empregador em potencial. Além disso, ser um pouco mais específico pode ajudar o destinatário a encontrar as informações que você precisa mais rapidamente.

Às vezes, há falhas gritantes, como erros de ortografia e gramática nos e-mails profissionais. O que um futuro empregador pode pensar quando recebe uma mensagem mal escrita? Sua correspondência diz muito sobre você e é importante estar ciente de alguns padrões de etiqueta básica de internet, um conjunto conhecido como netiquette.

Enquanto muitas pessoas compreendem a importância de seguir algumas regras ao escrever uma carta comercial, muitas vezes eles esquecem essas regras ao compor uma mensagem de e-mail. Aqui estão alguns pontos importantes.

dicas para e-mails profissionaisDicas para e-mails profissionais

  • Pense nas regras básicas que você aprendeu na família, como dizer “por favor” e “obrigado”
     
  • Refira-se a pessoas que você não conhece como o Sr., Sra. ou Dr. Apenas use o primeiro nome se já souber que elas não se importam ou se já deram essa liberdade
     
  • Como é muito difícil expressar o tom da voz por escrito, tome cuidado. Seja respeitoso, amigável e acessível. Você não quer soar arrogante ou exigente
     
  • Seja conciso e objetivo. Seus colegas e chefes não têm tempo a perder, então seja o mais breve possível, mas sem deixar de fora detalhes importantes que ajudarão o seu destinatário responder mais rapidamente à sua consulta
     
  • Seja profissional, ou seja, fique longe de abreviaturas e não use emoticons (aquelas carinhas sorridentes). Não use um endereço de e-mail bonito ou sugestivo para as comunicações empresariais
     
  • Use correção ortográfica e gramatical adequada. Use um dicionário ou um corretor ortográfico - o que funcionar melhor para você. Enquanto você pode escrever em um tom de conversação (contrações estão bem), preste atenção às regras básicas da gramática
     
  • Pergunte antes de enviar um anexo. Por causa do perigo diante dos vírus, muitas pessoas não vão abrir anexos, a menos que conheçam o remetente. Antes de enviar um anexo, pergunte ao destinatário se você pode fazê-lo
     
  • Espere para preencher o campo "PARA". Assim, o remetente nunca enviará acidentalmente um e-mail antes que ele esteja exatamente do jeito que quer

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