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Dicas para otimizar reuniões de trabalho

Reuniões ineficazes levam a um sentimento de frustração. Elas desperdiçam o tempo dos participantes e prejudicam a eficácia de toda a organização.

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Dicas para otimizar reuniões de trabalhoVocê gasta muito tempo em reuniões? Se sim, então você não está sozinho. Uma das queixas mais comuns dos funcionários em empresas é que sua produtividade acaba prejudicada por muitas reuniões improdutivas ao longo da semana. Reuniões ineficazes levam a um sentimento de frustração. Elas desperdiçam o tempo dos participantes e prejudicam a eficácia de toda a organização.

As pessoas gastam uma grande quantidade de tempo em reuniões e raramente refletem sobre como torná-las melhores. Aqui estão algumas dicas para otimizar reuniões de trabalho.

  1. Menos participantes

    A reunião deve ser restrita àqueles cuja presença é essencial para analisar o problema e tomar as decisões. Pessoas que querem participar só para constar devem receber um e-mail com o resumo do coordenador da reunião. Se você foi convidado para uma reunião que você sabe que não é realmente relevante para você ou seu trabalho, ofereça suas desculpas e peça um resumo. Você certamente não vai se arrepender de faltar na reunião.
     
  2. Crie um foco

    O propósito da reunião e as informações prévias sobre assunto e outros detalhes devem ficar claros para todos os participantes com bastante antecedência. Além de o horário de início, é bom estabelecer um tempo limite para término. O coordenador da reunião deve manter a agenda e rapidamente reduzir desvios e irrelevâncias. Se você for convidado para uma reunião sem agenda, responda educadamente pedindo esclarecimentos sobre os horários e a finalidade da reunião.
     
  3. Treinamento

    Qualquer pessoa que preside um encontro deveria ter tido algum treinamento básico sobre a execução de reuniões. Isso pode incluir controlar o tempo, manter o foco, liderar decisões, coordenar ações e lidar com conflitos. Será que o seu departamento de RH oferece tal curso de formação? É importante fazer e encorajar outros a fazerem o mesmo.
     
  4. Disciplina

    Dicas para otimizar reuniões de trabalhoExistem vários métodos formais para o gerenciamento de reuniões, um deles é o deBono Thinking Hats. Eles podem ajudá-lo a se concentrar nas atividades-chave da discussão produtiva e na tomada rápida de decisão. Este método é particularmente bom para questões controversas, porque leva o conflito para fora da reunião e as forças de todos para considerar todos os pontos de vista. Por que não tentar esta abordagem na próxima reunião sob seu comando?
     
  5. Peça feedback

    Cada reunião deve ser rapidamente avaliada. No final da reunião, o presidente pergunta: “Como poderíamos ter melhorado a fluência desta reunião”? As pessoas podem responder diretamente ou anonimamente. De qualquer forma, você terá sugestões construtivas para saber como tornar as reuniões mais curtas e melhores.
     
  6. Reuniões fora do período da manhã

    O autor americano Josh Kaufman recomenda que se marque reuniões apenas para as tardes, permitindo reservar as manhãs para o trabalho essencial que apenas você pode fazer. Ele afirma que isso melhora significativamente a produtividade.

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