Como escrever um relatório de visita industrial

Há sempre muita coisa a se observar e relatar em uma visita ao local industrial, particularmente se a empresa está contando com as informações do relatório em questão para realizar mudanças e melhorias em seus processos e performances. A parte mais fácil em se escrever um relatório de visita industrial é percorrer os escritórios e estações de trabalho para, posteriormente, fazer uma avaliação. A parte difícil é não se iludir com artifícios que os anfitriões podem adotar para impressionar os visitantes e não deixar que isso mascare os pontos de interesse que você está encarregado de investigar e avaliar.

Para começar, é importante utilizar vários métodos de anotações quando estiver na instalação industrial. Leve um bloco e caneta para fazer anotações sobre dados que você precisa recolher ou use sua memória para se lembrar das observações, além do material de apoio recebido da empresa anfitriã para fazer o relatório. Antecipe-se fazendo as duas coisas se a sua visita in loco dura vários dias.

Faça perguntas e sonde os funcionários para obter respostas detalhadas, caso não esteja satisfeito com as informações que teve de seus anfitriões. Persista nas questões importantes formulando perguntas de formas diferentes para descobrir as informações que você precisa para compor seu relatório de visita industrial. Peça documentos quando necessário.

Elabore um modelo de conteúdo se sua empresa não usa um documento genérico para a síntese de dados recolhidos durante a visita ao local. Crie o primeiro campo de comunicação de dados com o básico: nome do estabelecimento e endereço, datas e horários na planta e anote os nomes de todos os empregados com quem você falou enquanto estava na unidade industrial.

Na segunda parte, liste os objetivos da sua visita e siga cada um com observações sobre se o objetivo foi cumprido ou não. Liste as razões pelas quais não conseguiu uma resposta satisfatória a um ou mais objetivos. Vale também incluir detalhes sobre as práticas de inspeções de trabalho, segurança do trabalho e uma variedade de outras subseções exclusivas da indústria em questão, que permitam descrever com precisão a resolução de cada objetivo.

Em uma terceira seção, chegue às conclusões e recomendações. Seja objetivo, direto e sucinto. Avalie a conveniência de colocar informações sigilosas às quais você teve acesso. Prepare um glossário ou índice que rastreie anexos obtidos durante a sua visita.

Se a política da empresa estabelece limitações no tamanho do relatório, edite seu documento de visita industrial, ou faça, no máximo, cinco páginas de texto mais anexos, se você não tem restrições quanto ao número de páginas que você pode usar para descrever a sua visita. Adicione títulos e subtítulos para organizar o conteúdo.

Verifique se o seu relatório de visita industrial facilita a leitura. Tire as frases excessivamente longas e escolha uma fonte fácil de ler, como Times New Roman, para o texto.
Confira os fatos em relação às suas notas da visita e faça uma verificação ortográfica para detectar erros. Não esqueça de colocar a paginação (numeração) no relatório.

Por fim, faça um resumo de uma página que sintetize as informações mais importantes em seu relatório. Coloque-o na frente do material de apresentação para aqueles que requerem uma visão geral da sua visita – eles podem começar nesta página.