Negociação no processo de compra

A negociação no processo de compras abrange o período a partir de quando a primeira comunicação é feita entre o comprador e o fornecedor até a assinatura final do contrato.

A ação de negociar pode ser tão simples como tentar obter um desconto ao comprar luvas de segurança, por exemplo, até as complexidades de compras de capital. Um profissional de compras deve procurar ser bem-sucedido nas suas negociações com os fornecedores para obter o melhor preço com as melhores condições para cada item que é comprado.

A negociação é uma parte importante do papel do profissional de compras. É uma habilidade que é aprendida com formação e experiência.

Base de dados e contratos de longo prazo

O processo de negociação tornou-se um setor fundamental no processo da cadeia de suprimentos, já que as empresas procuram reduzir suas despesas aumentando seu poder aquisitivo. Isto significa que os profissionais de compra têm que negociar taxas cada vez melhores com os fornecedores, mantendo ou aumentando a qualidade e serviço.

No passado, as empresas tinham uma longa lista de fornecedores das quais compravam itens diferentes do que impunha tempo limitado aos departamentos de compras para negociar os preços mais. A melhor solução disponível era comparar preços de tabela a partir de catálogos e escolher o fornecedor com base nessa informação.

A tendência na última década tem sido a de racionalizar a base de contatos e entrar em contratos de longo prazo com um único fornecedor. Esse método oferece às empresas a capacidade de negociar preços significativamente mais baixos para os itens que adquiriam de um número de fornecedores distintos.

Fornecedores e parceiros

A ênfase na negociação afastou-se do cenário de menor preço para negociar com poucos fornecedores e, assim, obter o menor preço com o melhor serviço, qualidade e condições.

O objetivo para as empresas passou a ser reduzir gastos gerais, em vez de negociar preços mais baixos com um grande número de vendedores, que não davam o melhor resultado global. Ao negociar contratos de longo prazo com uma base menor de fornecedores, muitos gestores perceberam que poderiam ter uma relação de parceria com o fornecedor. A relação pode se tornar menos competitiva e beneficiar os dois lados.

Em uma parceria desse tipo, a relação com o comprador vai incentivar o vendedor a aumentar a qualidade e o serviço. Além disso, o vendedor sabe que, fazendo isso, a parceria irá continuar com um contrato renovado e vendas garantidas por um bom tempo.

Pedido de cotação

Departamentos não-governamentais de compra continuam a requisitar a seus fornecedores pré-qualificados um pedido de cotação para itens ou serviços que desejam adquirir. O processo de licitação pode produzir uma gama de ofertas e condições que o departamento de compras irá avaliar e, depois, concluir o negócio. Isso pode ou não envolver algum tipo de negociação. A maioria das empresas negociadas envolverá itens ou serviços que não são estão, necessariamente, definidos no pedido de cotação.

O departamento de compras e o vendedor irão negociar mais de um preço. A negociação normalmente cobre o que será fabricado ou o que é a extensão do serviço a ser prestado, garantia, serviços de transporte, assistência técnica, alternativas de embalagens, planos de pagamento, etc. Itens de compra ou de serviços de custo significativo exigirão novas negociações para chegar a um contrato final.

Profissionais de compras são obrigados a participar desses tipos de negociação para garantir que suas empresas obtenham os melhores preços com as condições mais favoráveis.

A equipe precisa ser treinada em métodos de negociação, que ficam sempre mais difíceis em tempos de crise na economia.

Objetivos de negociação

A equipe de compras deve entrar em todas as negociações com objetivos claramente definidos. Sem ter objetivos, a possibilidade de o profissional de compras fazer concessões no preço, qualidade ou serviço é significativamente elevada, o que é ruim para a empresa.

O negociador deve entrar em discussões com o fornecedor com metas precisas que deseja alcançar para a sua empresa. O objetivo não deve ser absoluto e deve permitir uma certa flexibilidade. No entanto, o negociador também deve garantir que eles não se afastem dos objetivos e permitir-se negociar em áreas que não faziam parte da discussão. Por exemplo, um negociador pode ter abordado com o fornecedor seus objetivos em preço e serviço, mas não de qualidade. Quando o vendedor começa a discutir a qualidade, o negociador deve se abster de qualquer acordo onde estão sem um objetivo definido.