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O sucesso na implantação de um ERP depende da comunicação

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O processo de implantação de um sistema de gestão de mercado em uma empresa trás, ao gestor de TI, muitos desafios.Normalmente, é um processo conturbado para a organização que precisa contar com a colaboração de diversos profissionais e, esses, por sua vez, precisam lidar com mudanças na forma de trabalho, horas-extras e muita pressão.Os gestores e, principalmente, os profissionais de TI acabam enfrentando grandes resistências internas às mudanças que estão sendo implementadas.

Devemos lembrar que, qualquer mudança, seja ela qual for, é desafiadora e difícil para as pessoas. Portanto, imagine um profissional que durante muito tempo executa uma determinada tarefa da mesma forma e, agora, com a implementação de um ERP percebe que precisa mudar sua forma de trabalho. Ou seja, ele sai da área de conforto e começa a lidar com a sensação de stress, insegurança e medo.Para minimizar essa situação, temos que lembrar que, acima de tudo, lidamos com pessoas e que elas necessitam saber o porquê das mudanças e quais são os objetivos e metas no âmbito coletivo e individual.

Nesse momento é muito importante que os gestores da empresa deixem claro quais são os planos da empresa para o futuro, o que se espera de cada profissional e explicar qual é o papel de cada um nesse processo. E é de suma importância que esta comunicação aconteça de forma transparente, correta e direta. Por isso, se a sua empresa adquiriu um sistema de gestão, alinhe um discurso único para a empresa e seus funcionários. Comunique corretamente os profissionais. Envolva os funcionários durante a implantação. Defina papéis e lideranças. Ou seja, deixe claro quais são os objetivos e metas em todos os níveis.

Algumas dicas para comunicar corretamente:

1º Decisão de escolha do ERP:
Assim que a alta gestão da empresa definiu que a mudança do software de gestão, trace metas e objetivos no curto, médio e longo prazo.
Apresente esse plano para os profissionais envolvidos, deixando claro o papel de cada um durante o processo de escolha e implantação do ERP

2º Escolha do sistema de gestão:
Crie comitês para ajudar na escolha do sistema. Defina uma liderança para cada departamento, envolva-os na definição de funcionalidades e necessidades da empresa e do setor.

3º Defina Papéis:
Escolhido o ERP, indique, internamente, quem será o gestor do projeto (o executor) e o “padrinho” ( a sugestão é que o “padrinho” seja o diretor ou presidente da empresa com poder de decisão em momentos de conflitos) e quais são os usuários-chaves. O sucesso de uma implantação de sucesso está em grande parte nas mãos deles. Portanto, envolva-os no projeto.

4º Dê um nome para o projeto:
Estabeleça junto à equipe, um nome para o projeto que remeta aos objetivos da empresa. Essa técnica ajuda a envolver os profissionais e motivá-los durante o processo.

5º Hora da implementação:
Converse com o fornecedor do sistema de gestão sobre o modo como será feita a implantação. Analise a metodologia utilizada e defina como será o processo dentro da empresa. Após isso, divulgue para os gestores e usuários-chaves. È muito importante que eles saibam quais serão os passos a serem seguidos e como o processo ocorrerá dentro da organização.,

6º Momentos de crises:
Quando houver impasses é hora do “padrinho” do projeto agir e delimitar o melhor caminho a seguir. É ele quem deve comunicar, de forma clara e precisa, sua decisão para os líderes e usuários-chaves.

7º Lidando com o stress:
È muito comum durante a implantação do software de gestão momentos de stress por conta da pressão e da quantidade de trabalho. Por isso, deixe claro, no início do projeto, quais serão os desafios e como a empresa irá apoiar o trabalhador. Estabeleça um plano de trabalho e como serão realizadas as horas-extras, isto é, se serão pagas ou compensadas. Verifique se há necessidade de um suporte para melhoria da qualidade de vida do profissional dentro da empresa, ou seja, se a empresa promoverá ginástica laboral, sessões de relaxamento ou massagens durante aquele período, é importante que o funcionário tenha essas informações de antemão. Enfim, os envolvidos precisam saber quais são as regras do jogo.

A empresa deve lembrar-se que a implantação do sistema de gestão é um processo que tem data de início e data de conclusão. È um momento de transição da organização, onde o fator humano tem muita importância e deve ser levado em conta do principio ao fim.A empresa precisa, nesse momento, saber comunicar corretamente seus colaboradores a fim de que tenha sucesso almejado e alcance às metas traçadas. Envolver os colaboradores em todo o processo, utilizando o poder da comunicação em todos os níveis é fundamental para o êxito do projeto.

Selene Sidney é formada em comunicação social pela Universidade Metodista de São Paulo, e pós-graduada em E-Business pelo SENAC-SP. Atualmente, é gerente de marketing da ABC71 Soluções em Informática.

ABC71 - Soluções em Informática

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